Legalisatieprocedure

Beëdigd Chinees vertaalbureau sinds 1996

 

Hieronder volgt een beschrijving van het proces voor legaliseren van beëdigde vertalingen. Dit proces geldt voor documenten die in China gebruikt moeten worden (en dus niet voor Chinese documenten die in Nederland gebruikt moeten worden).

 

Stap 1: documenten

Het Ministerie van Buitenlandse zaken en de Chinese ambassade accepteren alleen originele documenten. Dus als u bijvoorbeeld een uittreksel Kamer van Koophandel wilt laten legaliseren, dan is een origineel uittreksel met handtekening noodzakelijk. Een digitale versie van Internet, heeft geen handtekening en wordt niet geaccepteerd.

Let op! Bij een originele akte van een gemeente, moet de ambtenaar een handtekening op het document zetten. Het is belangrijk dat de naam van de ambtenaar ook in blokletters op het document staan. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken moet de handtekening van de ambtenaar kunnen legaliseren. Als er alleen een onleesbare handtekening op het document staat, dan kan dit problemen opleveren.

Als er geen origineel beschikbaar is, of u wilt/kunt het originele document niet afstaan (zoals bijvoorbeeld bij de beëdigde vertaling van een paspoort), dan zult u bij de gemeente een gewaarmerkte kopie moeten aanvragen. De gemeenteambtenaar maakt dan een kopie van het paspoort en zet op de kopie een stempel en handtekening waarin verklaard wordt dat de kopie overeenkomst met het origineel.

Bij documenten die niet door de gemeente zijn afgegeven ligt het iets meer complex. Indien u bijvoorbeeld een beëdigde vertaling nodig heeft van de statuten van uw bedrijf, dan staat daar een handtekening onder van de notaris.De handtekening van de notaris moet dan eerst bij de rechtbank worden gelegaliseerd. 

Let op... er zijn allemaal specifieke regels van de instantie bij de legalisatie. Zo gelden er bijvoorbeeld eisen voor maximale ouderdom van documenten. Ook gelden er afwijkende procedures voor bijvoorbeeld brieven van de belastingdienst.

 

Stap 2: Ministerie Buitenlandse Zaken

Het document dat u bij stap 1 heeft verkregen, moet nu naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken toe. Dit ministerie zal de handtekening controleren en daarna een stempel en handtekening op het document zetten. Het is hierbij belangrijk dat de naam ook in blokletters op het document staat, zodat de controle goed kan plaatsvinden.

Bij een gewaarmerkte kopie wordt de handtekening van de ambtenaar gecontroleerd en anders de handtekening van de rechtbank.

 

Stap 3: De beëdigde vertaling

Het originele document moet nu naar de beëdigde vertaler toe. Alle inhoud inclusief de stempels moeten vertaald worden. Wij zorgen er altijd voor dat de opmaak van het originele document zoveel mogelijk behouden blijft in de vertaling. N.B. Het is ook toegestaan om hewt document eerst te laten vertalen en daarna pas naar het Ministerie te gaan.

Als de verklaring klaar is, dan bent u bijna klaar om naar de ambassade te gaan.

 

Stap 4: De Chinese Ambassade

Voor de legalisatie bij de Chinese ambassade moet u eerst een aanvraagformulier legalisatie invullen, met handtekening en kopie paspoort. Tevens moet u aan de Chinese ambassade een kopie meegeven van alle bladzijdes van de in te leveren document(en), inclusief de brondocumenten, de verklaring van de vertaler en de beëdigde vertaalde stukken. Er zijn zelfs regels voor de wijze waarop de vertaling wordt ingebonden. Als het niet volgens de regels wordt aangeleverd, dan loopt u kans dat de vertaling alsnog wordt geweigerd door de Chinese ambassade.

De Chinese ambassade controleert alle stukken nauwkeurig en zijn aanvullende eisen stellen voor de legalisatie. Op dit moment zijn er geen uitgeschreven regels van de ambassade over de exacte vereisten van ieder type document.

Bij de gemeente, rechtbank en Ministerie van Buitenlandse Zaken kunt u wachten op de legalisatie (hieraan zijn overigens wel kosten verbonden). Bij de Chinese ambassade kunt u dat niet. U moet de stukken inleveren en kunt kiezen tussen levering binnen 2, 3 of 4 werkdagen. De kosten zijn afhankelijk van het type document en de gewenste levertijd. Let goed op de openingstijden van de ambassade. Op Chinese feestdagen is de ambassade vaak gesloten.

 

 

Zorgeloos legaliseren

Zoals u ziet het is verkrijgen van een beëdigde gelegaliseerde vertaling een lastig proces. Wij kennen dit proces en kunnen deze zorgen van u overnemen. Uzelf moet voor stap 1 zorg dragen, maar hierin begeleiden wij u zodat wij een goed brondocument krijgen. U stuurt ons dit document en wij verzorgen stap 2, 3 en 4 en na afronding van de legalisatie ontvangt u van ons per aangetekende post alle stukken in huis. Zorg er wel voor dat er voldoende tijd beschikbaar is om de legalisatie te regelen voordat u naar China vertrekt.

 

 Chinese documenten legaliseren          Nederlandse documenten legaliseren