Legalisatie van documenten voor gebruik in China
Beëdigd Chinees vertaalbureau sinds 1996
Als u in China een Nederlands document moet gebruiken, dan moet het document in Nederland worden gelegaliseerd. Bij het legalisatieproces worden er controles gedaan op de juistheid van de handtekeningen op het Nederlandse document. Een document zonder handtekening, kan dan ook niet gelegaliseerd worden.
Het is van groot belang dat u in China goed uitzoekt welke eisen er aan uw documenten worden gesteld en welke documenten noodzakelijk zijn. Er is namelijk niet één richtlijn die voor heel China geldig is. Verschillende (lokale) instanties kunnen afwijkende eisen stellen.
De Chinese ambassade in Nederland kijkt bij het legaliseren van document wel naar de inhoud van de documenten, maar zij sluiten alle verantwoordelijkheid voor de authenticiteit en geldigheid van documenten uit. Zelfs ná de legalisatie heeft u derhalve nog steeds geen 100% zekerheid dat uw document geaccepteerd gaat worden. Als u bijvoorbeeld een document van een notaris heeft gelegaliseerd met alle stempels en handtekeningen, dan kan het nog steeds voorkomen dat de inhoud van het document in China wordt geweigerd omdat het bijvoorbeeld onvolledig is, of onvoldoende onderbouwd is.
Al naar gelang het soort document, zijn er verschillende eisen om een document te kunnen legaliseren. Hieronder staan van een aantal veel voorkomende documenten wat aandachtspunten zoals deze op dit moment bij ons bekend zijn. Dit is echter geen volledige opsomming en het biedt geen garantie dat het document geaccepteerd gaat worden. Het lastige hierbij is dat in principe voor ieder type document andere voorwaarden van toepassing kunnen zijn, en dat de instanties zonder vooraankondiging hun regels kunnen aanpassen.
Legaliseren van een uittreksel KvK
Alleen een origineel uittreksel van de Kamer van Koophandel kan gelegaliseerd worden. Een digitale versie heeft geen handtekening en wordt door het Ministerie niet geaccepteerd. Wij adviseren ook een Nederlandstalig exemplaar te gebruiken. Vaak wordt er in een Engelstalig KvK bijvoorbeeld in de omschrijving van de bedrijfsactiviteiten verwijzen naar het Nederlandse KvK ("zie Nederlands KvK"). Bij een beëdigde vertaling moet exact worden vertaald wat er in het brondocument staat, dus in de vertaling komt te staan "zie Nederlands KvK". Voor het legalisatieproces maakt dit niet uit, maar als u met het document in China aankomt, dan kunt u daar opmerkingen over krijgen.
Legaliseren van een uittreksel van de gemeente
Bij een uittreksel van de gemeente van bijvoorbeeld de Gemeentelijke Burger Administratie (GBA) heeft u een origineel document nodig met daarop een handtekening en de naam van de ondertekende persoon in blokletters. Zonder de naam in blokletters erbij, kan niet achterhaald worden van wie de handtekening is.
Legaliseren van een trouwboekje
De Chinese ambassade accepteert alleen originele documenten en u wilt natuurlijk niet uw originele trouwboekje afgeven. In plaats daarvan moet u bij de gemeente een internationaal uittreksel uit het huwelijksregister aanvragen; bij veel gemeentes kunt u dit online aanvragen. Deze originele akte kan beëdigd vertaald worden en gelegaliseerd worden.
Legaliseren van een diploma
Bij de beëdigde vertaling van een diploma is het eerst noodzakelijk dat DUO een stempel op het diploma zet. Als het een Nederlandstalig diploma heeft, dan moet er ook een Nederlandstalige stempel op het diploma komen van DUO. Daarna moet het langs de andere instanties. Wij adviseren u vooraf te controleren of het ook noodzakelijk is een eventuele cijferlijst te vertalen.
Beëdigde vertaling akte van een notaris
Een akte van een notaris kan ook gelegaliseerd worden, maar hiervoor moet u als extra stap eerst nog naar rechtbank om de handtekening van de notaris te laten legaliseren. De ambassade kijkt ook heel kritisch naar de inhoud en onderbouwing van de stukken van een notaris.
Wij kunnen naast de beëdigde vertaling ook de gehele legalisatie voor u verzorgen!
Zoals u uit bovenstaande voorbeelden kunt opmaken, zijn er allemaal verschillende eisen om Nederlandse documenten te kunnen laten legaliseren voor gebruik in China. Daarnaast zijn er bijvoorbeeld ook nog regels van de Chinese ambassade over hoe de documenten en beëdigde vertaling ingebonden moeten worden. En om het dan nog lastiger te maken... als u de documenten gaat gebruiken in Hong Kong, Macau of Taiwan, dan gelden er weer andere regels. Als u tijd over heeft, dan kunt u zelf alles gaan uitzoeken, maar u kunt ook contact opnemen met ons en wij nemen alle werkzaamheden van u over.
